Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist seit dem 01.01.2025 ein zentrales Thema für Unternehmen. Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur Rechnungsstellung nach § 14 UStG neu gefasst.

Besonders relevant: die verpflichtende Empfangsfähigkeit für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich.

Was bedeutet die Empfangspflicht für E-Rechnungen ab 2025?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen in Deutschland:

Unternehmen müssen im B2B-Geschäftsverkehr E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, sofern es sich um inländische steuerbare Umsätze handelt. Eine vorherige Zustimmung des Rechnungsempfängers ist nicht mehr erforderlich.

Damit wird die elektronische Rechnung zum neuen Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen.

Wichtig ist:

• Bereits ein einfaches E-Mail-Postfach genügt zunächst für den Empfang

• Die konkrete technische Verarbeitung ist aktuell nicht detailliert gesetzlich vorgeschrieben

Definition: Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne ist nicht jede digital übermittelte Rechnung. Entscheidend ist:

• Sie liegt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vor

• Sie ermöglicht eine automatische elektronische Verarbeitung

Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt daher nicht als E-Rechnung.

Formate der E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format ohne visuelle Darstellung. Sie ist vollständig maschinenlesbar und wird insbesondere im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern eingesetzt. Für Rechnungen an Behörden ab einem Auftragswert von mehr als 1.000 Euro ist sie verpflichtend.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Es eignet sich besonders für Unternehmen, da es sowohl maschinell verarbeitet als auch visuell geprüft werden kann. Die aktuelle Version entspricht der europäischen Norm EN 16931.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Auch ab 2025 gibt es Fälle, in denen keine E-Rechnung erforderlich ist. Dazu gehören:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

• Fahrausweise

• Leistungen von Kleinunternehmern

• Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind (z. B. Vereine)

• Bestimmte Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken an Endverbraucher

In diesen Fällen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Formate wie PDF verwendet werden.

Wichtig: Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt ab diesem Zeitpunkt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen.

Übergangsregelungen bis 2027

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise:

• Bis Ende 2026 dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (z. B. PDF) mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden

• Bis Ende 2027 gilt eine verlängerte Frist für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro

Unabhängig davon besteht die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen bereits seit dem 01.01.2025.

Übermittlungswege für E-Rechnungen

E-Rechnungen können auf verschiedenen Wegen in ein Unternehmen gelangen. Häufig erfolgt der Versand per E-Mail, wobei die Rechnung als XML-Datei oder im ZUGFeRD-Format angehängt ist. Alternativ werden E-Rechnungen über spezielle E-Rechnungsportale oder Plattformen bereitgestellt und dort abgerufen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, E-Rechnungen direkt in ERP- oder Buchhaltungssysteme zu importieren, sodass sie ohne manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet werden können.

Rechtlicher Zugang von E-Rechnungen

Damit eine Rechnung wirksam ist, muss sie dem Empfänger zugehen. Rechtlich bedeutet dies, dass die Rechnung in den Machtbereich des Empfängers gelangen muss, sodass dieser unter normalen Umständen Kenntnis davon nehmen kann.

Bei E-Mails gilt in der Praxis:

• Eine ordnungsgemäß zugestellte E-Mail gilt als zugegangen

• Dies gilt auch dann, wenn sie im Spam-Ordner landet

Der Rechnungssteller trägt im Zweifel die Beweislast für den Zugang.

Gleichzeitig hat der Empfänger eine Organisationspflicht:

• Regelmäßige Kontrolle der relevanten E-Mail-Postfächer

• Einschließlich Spam-Ordner

Anforderungen an den Rechnungsempfang im Unternehmen

Für einen reibungslosen Ablauf sollten Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:

• Einrichtung einer zentralen Rechnungsadresse (z. B. rechnung@unternehmen.de)

• Regelmäßige Überprüfung des Posteingangs

• Einrichtung von Whitelists für wichtige Lieferanten

• Optimierung von Spamfilter-Regeln

• Sicherstellung einer stabilen E-Mail-Infrastruktur

Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen

Ein wesentlicher Vorteil der E-Rechnung liegt in der Automatisierung, da moderne Systeme eine automatische Erkennung von Rechnungsdaten, die Zuordnung zu Lieferanten und Vorgängen sowie die Integration in Warenwirtschaft und Buchhaltung ermöglichen. Typische Prozesse umfassen dabei den Import aus E-Mail-Postfächern in ERP-Systeme, die automatische Belegerstellung sowie eine workflowbasierte Verarbeitung und Archivierung.

GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen unterliegen den Anforderungen der GoBD. Unternehmen müssen Folgendes sicherstellen:

• Unveränderbarkeit der Daten

• Nachvollziehbarkeit der Herkunft

• Schutz vor unbefugtem Zugriff

• Aufbewahrung über einen Zeitraum von zehn Jahren

Zudem gilt:
E-Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden, und jederzeit maschinell auswertbar sein.

Nicht zulässige Archivierungsmethoden

Die folgenden Methoden erfüllen die Anforderungen nicht: Dazu zählen die Speicherung auf lokalen Rechnern, etwa in Desktop-Ordnern, die Ablage in E-Mail-Postfächern, die Nutzung einfacher Cloud-Speicher ohne Archivfunktion sowie die Speicherung auf USB-Sticks oder externen Festplatten.

Zulässige Lösungen für die Archivierung

Empfohlen werden die Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), revisionssicheren Archivsystemen – sowohl lokal als auch cloudbasiert – sowie die Durchführung regelmäßiger Datensicherungen.

Fazit: E-Rechnungspflicht als Chance nutzen

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist mehr als eine gesetzliche Vorgabe. Sie ist ein wichtiger Schritt zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Unternehmen sollten jetzt handeln und

• die Empfangsfähigkeit sicherstellen

• interne Prozesse digitalisieren

• eine GoBD-konforme Archivierung implementieren

Wer frühzeitig investiert, profitiert von effizienteren Abläufen, geringeren Fehlerquoten und einer besseren Wettbewerbsposition.